1
Een vastgestelde procedure, met instemming van de medezeggenschap
De meldprocedure staat op schrift en beschrijft hoe met een interne melding wordt omgegaan en wat onder een vermoeden van een misstand wordt verstaan. De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht (artikel 27 WOR). Is er geen OR of personeelsvertegenwoordiging, dan is instemming nodig van meer dan de helft van de werknemers, tenzij de cao het regelt.
Kunt u dit aantonen?Ligt er een vastgesteld document, en is de instemming schriftelijk vastgelegd met een datum?
2
Drie manieren om te melden
Artikel 2 lid 2 onderdeel c vraagt dat een melding op drie manieren kan: schriftelijk, mondeling (bijvoorbeeld telefonisch of via een spraakbericht), en op verzoek in een persoonlijk gesprek binnen een redelijke termijn. Eén e-mailadres in een personeelshandboek is dus niet genoeg.
Kunt u dit aantonen?Kan een medewerker vandaag alle drie de routes gebruiken, en weet hij waar hij ze vindt?
3
Een onafhankelijke functionaris, en niet alleen de leidinggevende
De procedure wijst aan bij welke onafhankelijke functionaris of afdeling een vermoeden van een misstand kan worden gemeld (artikel 2 lid 2 onderdeel d). Die persoon moet voldoende gekwalificeerd zijn en de vertrouwelijkheid kunnen waarborgen. Leidinggevenden mogen niet het enige meldpunt zijn; dat is precies het geval waarvoor de wet is gemaakt, de melding die over de leidinggevende zelf gaat.
Kunt u dit aantonen?Staat er een naam of functie in de procedure, en wat gebeurt er als de melding over die persoon of over de directie gaat?
4
Ontvangst bevestigen binnen zeven dagen
Binnen zeven dagen na ontvangst van de melding stuurt u een ontvangstbevestiging (artikel 2 lid 2 onderdeel h). Dat is een harde termijn, ook als er vakantie is, ook als de behandelaar ziek is, en ook als de melding tussen andere post is blijven liggen.
Kunt u dit aantonen?Wie bewaakt die termijn, wat gebeurt er bij afwezigheid, en kunt u achteraf laten zien wanneer u hebt bevestigd?
5
Terugkoppelen binnen drie maanden
Uiterlijk drie maanden na de ontvangstbevestiging informeert u de melder over de beoordeling en de opvolging van de melding (artikel 2 lid 2 onderdeel i).
Kunt u dit aantonen?Loopt er een klok vanaf de bevestiging, en gaat er een signaal af vóór de deadline in plaats van erna?
6
Vertrouwelijkheid en registratie
De identiteit van de melder wordt beschermd en de gegevens worden vertrouwelijk behandeld. U houdt een register van meldingen bij en bewaart gegevens niet langer dan nodig; de AVG is onverkort van toepassing. Anoniem melden is nog niet verplicht: die bepaling staat wel in de wet maar is nog niet in werking getreden. Het mág dus wel, en het verlaagt de drempel aanzienlijk.
Kunt u dit aantonen?Bestaat het register, wie heeft toegang, en is vastgelegd hoe lang u bewaart?
7
Uw mensen informeren, over drie dingen
U informeert schriftelijk of elektronisch over de interne meldprocedure, over de externe meldroute (het Huis voor Klokkenluiders en de bevoegde toezichthouders zoals ACM, AFM en DNB), en over de rechtsbescherming die een melder heeft. Dat laatste wordt het vaakst vergeten, en het is het onderdeel waar de wet om draait.
Kunt u dit aantonen?Is die informatie verstrekt, in welke talen, en weet u wanneer?