Vanaf vijftig werknemers bent u verplicht een interne meldprocedure te hebben. Hieronder staat precies wat de wet vraagt, met per eis de vraag die telt: kunt u het aantonen?
Werkgevers met vijftig of meer werknemers, zonder bovengrens. De Wet bescherming klokkenluiders trad in werking in februari 2023; voor werkgevers onder de 250 werknemers liep een overgangstermijn af op 17 december 2023, dus inmiddels geldt de verplichting voor iedereen in die groep. In een aantal sectoren, waaronder financiële dienstverlening, luchtvaart, maritiem en offshore, geldt geen ondergrens van vijftig.
De vertrouwenspersoon is iets anders en is niet wettelijk verplicht: het wetsvoorstel daarover ligt sinds 2023 stil in de Eerste Kamer. Uw cao kan er wél een voorschrijven. Kort gezegd: de vertrouwenspersoon is er voor ongewenste omgangsvormen, de meldprocedure voor vermoedens van een misstand. Wat er over de vertrouwenspersoon geldt →
De meldprocedure staat op schrift en beschrijft hoe met een interne melding wordt omgegaan en wat onder een vermoeden van een misstand wordt verstaan. De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht (artikel 27 WOR). Is er geen OR of personeelsvertegenwoordiging, dan is instemming nodig van meer dan de helft van de werknemers, tenzij de cao het regelt.
Kunt u dit aantonen? Ligt er een vastgesteld document, en is de instemming schriftelijk vastgelegd met een datum?
Artikel 2 lid 2 onderdeel c vraagt dat een melding op drie manieren kan: schriftelijk, mondeling (bijvoorbeeld telefonisch of via een spraakbericht), en op verzoek in een persoonlijk gesprek binnen een redelijke termijn. Eén e-mailadres in een personeelshandboek is dus niet genoeg.
Kunt u dit aantonen? Kan een medewerker vandaag alle drie de routes gebruiken, en weet hij waar hij ze vindt?
De procedure wijst aan bij welke onafhankelijke functionaris of afdeling een vermoeden van een misstand kan worden gemeld (artikel 2 lid 2 onderdeel d). Die persoon moet voldoende gekwalificeerd zijn en de vertrouwelijkheid kunnen waarborgen. Leidinggevenden mogen niet het enige meldpunt zijn; dat is precies het geval waarvoor de wet is gemaakt, de melding die over de leidinggevende zelf gaat.
Kunt u dit aantonen? Staat er een naam of functie in de procedure, en wat gebeurt er als de melding over die persoon of over de directie gaat?
Binnen zeven dagen na ontvangst van de melding stuurt u een ontvangstbevestiging (artikel 2 lid 2 onderdeel h). Dat is een harde termijn, ook als er vakantie is, ook als de behandelaar ziek is, en ook als de melding tussen andere post is blijven liggen.
Kunt u dit aantonen? Wie bewaakt die termijn, wat gebeurt er bij afwezigheid, en kunt u achteraf laten zien wanneer u hebt bevestigd?
Uiterlijk drie maanden na de ontvangstbevestiging informeert u de melder over de beoordeling en de opvolging van de melding (artikel 2 lid 2 onderdeel i).
Kunt u dit aantonen? Loopt er een klok vanaf de bevestiging, en gaat er een signaal af vóór de deadline in plaats van erna?
De identiteit van de melder wordt beschermd en de gegevens worden vertrouwelijk behandeld. U houdt een register van meldingen bij en bewaart gegevens niet langer dan nodig; de AVG is onverkort van toepassing. Anoniem melden is nog niet verplicht: die bepaling staat wel in de wet maar is nog niet in werking getreden. Het mág dus wel, en het verlaagt de drempel aanzienlijk.
Kunt u dit aantonen? Bestaat het register, wie heeft toegang, en is vastgelegd hoe lang u bewaart?
U informeert schriftelijk of elektronisch over de interne meldprocedure, over de externe meldroute (het Huis voor Klokkenluiders en de bevoegde toezichthouders zoals ACM, AFM en DNB), en over de rechtsbescherming die een melder heeft. Dat laatste wordt het vaakst vergeten, en het is het onderdeel waar de wet om draait.
Kunt u dit aantonen? Is die informatie verstrekt, in welke talen, en weet u wanneer?
De kring van melders is veel ruimer dan uw personeel. Niet alleen werknemers mogen melden, maar iedereen met een huidige, voormalige of toekomstige werkrelatie: stagiairs, zzp’ers, leveranciers, aannemers, sollicitanten, aandeelhouders en leden van toezichthoudende organen. Een procedure die alleen over “medewerkers” spreekt, dekt de lading niet.
Niemand hoeft eerst intern te melden. Een melder mag rechtstreeks naar een externe instantie stappen. Een intern kanaal dat niet werkt of niet vertrouwd wordt, betekent in de praktijk dat u het als eerste in een brief van een toezichthouder leest.
Bedingen die het meldrecht beperken zijn nietig. Een geheimhoudingsclausule in een arbeidsovereenkomst of vaststellingsovereenkomst die melden onmogelijk maakt, heeft geen werking (artikel 17h lid 1), behoudens wettelijke geheimhoudingsplichten.
Een vertrouwenspersoon doet geen onderzoek. Die begeleidt en verwijst. Waarheidsvinding is een aparte rol, en overdracht aan een onderzoeksbureau mag alleen met aantoonbare toestemming van de melder. Een procedure die dat niet regelt, laat u met een halve procedure achter.
De verplichting is in werking. De sanctiebevoegdheden van het Huis voor Klokkenluiders zijn dat nog niet, want daar is een uitvoerings- en handhavingstoets voor nodig. Er staat op dit moment dus geen boete op, en dat zeggen wij liever eerlijk dan dat u het ergens anders leest.
Het risico zit elders. Stelt een melder dat hij is benadeeld, dan ligt de bewijslast bij de werkgever. Kunt u dan niet laten zien dat u de procedure hebt gevolgd en de termijnen hebt gehaald, dan staat u zwak, in een procedure waarin u aan zet bent om het tegendeel te bewijzen.
Wij leveren de meldprocedure als module bij elk abonnement: een schriftelijke meldregeling die u met uw medezeggenschap vaststelt, een beveiligd meldpunt met alle drie de meldkanalen, een onafhankelijke meldfunctionaris buiten uw organisatie, en bewaking van de zeven dagen en de drie maanden, met een signaal vóór de deadline in plaats van erna. Het register en de bewaartermijnen lopen mee.
De vertrouwenspersoon is daar de natuurlijke aanvulling op, want de meeste meldingen gaan niet over fraude maar over gedrag. Beide lopen bij ons via hetzelfde meldpunt, zodat uw medewerkers één adres hebben en u één leverancier. Bekijk wat dat kost →
Wilt u eerst weten hoe uw eigen regeling ervoor staat? Dan lopen we hem in twintig minuten met u langs en krijgt u de bevindingen op één A4, ook als u niets bij ons afneemt. Plan een gesprek →
Bronnen: Wet bescherming klokkenluiders, artikel 2 en artikel 17da tot en met 17h · Wet op de ondernemingsraden artikel 27 · wetbeschermingklokkenluiders.nl · Huis voor Klokkenluiders, informatie voor werkgevers. Bijgewerkt op 30 augustus 2026.