Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

VP Service (“VP Service”, “wij”) levert LVV-gecertificeerde externe vertrouwenspersonen aan het Nederlandse MKB via een maandabonnement, met een beveiligd en versleuteld meldkanaal.

Voor vragen over deze verklaring of over uw persoonsgegevens bereikt u ons via:

• E-mail: info@vpservice.nl
• Telefoon: 06 – 400 04 156
• Post: VP Service, Ambachtlaan 102, 3828 DA Hoogland
• KvK: 98242881
• Btw-id: NL003807620B41

2. Twee rollen, verwerker én verwerkingsverantwoordelijke

Onder de AVG hangt het van de situatie af in welke rol wij gegevens verwerken:

• Als verwerker. Voor de gegevens die binnen een melding of begeleidingstraject worden verwerkt, is de werkgever de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. De afspraken hierover staan in de verwerkersovereenkomst (DPA) die elke werkgever bij het abonnement ondertekent.
• Als verwerkingsverantwoordelijke. Voor onze eigen processen, onze website, aanvragen en aanmeldingen, de klantadministratie, facturatie en de werving van vertrouwenspersonen, bepalen wij zelf doel en middelen en zijn wíj de verwerkingsverantwoordelijke. Daarop ziet deze verklaring in de eerste plaats toe.

3. Welke gegevens wij verwerken en waarom

a. Bezoekers van de website

Onze website is bewust privacyvriendelijk gebouwd. Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en geen analytics van derden. Lettertypen worden lokaal geserveerd, dus uw browser maakt geen verbinding met externe partijen (zoals Google Fonts). Voor de beveiliging en beschikbaarheid van de server worden beperkte technische gegevens kortstondig verwerkt; deze gebruiken wij niet om u te volgen.

Om te zien welke pagina's worden gebruikt tellen wij op onze eigen server een aantal gebeurtenissen, zoals een paginabezoek of een klik op een abonnement. Daarbij leggen wij geen cookie, geen IP-adres, geen browserkenmerken en geen sessie-identificatie vast, alleen het aantal en het pad van de pagina zonder eventuele parameters erachter. Die tellingen zijn dus niet naar u of naar een apparaat te herleiden, zijn daarmee geen persoonsgegevens, en worden na twaalf maanden verwijderd. Wij delen ze met niemand.

Op het meldportaal meten wij niets. De pagina waar een medewerker een melding doet en de pagina waar hij de status ervan bekijkt, tellen geen enkele gebeurtenis. Daar zit iemand die iets gevoeligs wil melden, en daar geldt onze belofte over IP-adressen onverkort. De meting hierboven staat uitsluitend op deze marketingsite en op het aanmeldformulier voor werkgevers. In onze e-mail zit geen trackingpixel en geen doorverwijslink die klikken registreert.

Vult u de verplicht-check in, dan wordt de uitkomst in uw eigen browser berekend en verlaat er niets uw apparaat. Alleen als u er zelf om vraagt door uw naam en e-mailadres in te vullen, sturen wij u die uitkomst per e-mail. Wij gebruiken dat adres voor die e-mail en voor eventuele opvolging over uw aanvraag, en u kunt zich altijd afmelden.

b. Contact- en aanmeldformulieren (werkgevers en belangstellenden)

Vult u een contact- of aanmeldformulier in, of sluit u een abonnement af, dan verwerken wij de gegevens die u opgeeft, zoals bedrijfsnaam, KvK-nummer, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer en factuurgegevens. Doel: contact opnemen, een offerte uitbrengen en het abonnement uitvoeren en beheren.

Grondslagen: de uitvoering van de overeenkomst (of stappen voorafgaand daaraan op uw verzoek), ons gerechtvaardigd belang bij het reageren op een aanvraag, en waar nodig uw toestemming.

c. Vertrouwenspersonen (sollicitanten en samenwerkende VP’s)

Meldt u zich aan als vertrouwenspersoon, dan verwerken wij uw contact- en professionele gegevens (zoals LVV-registratie, VOG, diploma’s, verzekering en, bij samenwerking, KvK-, btw- en IBAN-gegevens). Doel: beoordelen van de aanmelding en, bij samenwerking, de uitvoering en uitbetaling. Grondslag: uitvoering van (de voorbereiding van) de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.

d. Melders en meldingsinhoud

Het meldkanaal is zo ontworpen dat wij zo min mogelijk gegevens nodig hebben. Een melder kan volledig anoniem melden. De inhoud van een melding en de communicatie met de vertrouwenspersoon worden in uw browser end-to-end versleuteld en in versleutelde vorm opgeslagen. Alleen de betrokken vertrouwenspersoon, de door hem aangewezen vaste vervanger en de melder kunnen deze ontsleutelen. Die vervanger behandelt de melding niet, maar kan het dossier openen wanneer de vertrouwenspersoon uitvalt; zonder tweede sleutelhouder zou een lopend dossier onbereikbaar worden. Betreft de melding een misstand in de zin van de Wet bescherming klokkenluiders, dan kan daarnaast de meldfunctionaris die de werkgever voor die regeling heeft aangewezen de melding ontsleutelen. Die scheiding is een eis van die wet: de beoordeling van de melding en de bewaking van de wettelijke termijnen liggen niet bij de vertrouwenspersoon. Is de vertrouwenspersoon vooraf afwezig gemeld, dan gaan meldingen die in die periode binnenkomen naar de bevestigde vervanger voor die periode. Wie kan ontsleutelen wordt éénmalig bepaald op het moment van indienen en verandert daarna niet meer; wie later wordt gekoppeld, krijgt geen toegang tot eerdere meldingen.

Meldingen kunnen bijzondere persoonsgegevens bevatten (AVG art. 9). De verwerking steunt op de arbeidsrechtelijke uitzondering van art. 9 lid 2 sub b AVG en vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de werkgever; wij verwerken deze gegevens uitsluitend als verwerker.

4. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens nooit en delen ze niet met derden voor commerciële doeleinden. Voor het leveren van de dienst schakelen wij een beperkt aantal verwerkers in, allemaal gebonden aan een verwerkersovereenkomst en geselecteerd op gegevensverwerking binnen de EU:

Notificaties versturen wij uitsluitend via e-mail en SMS; wij gebruiken bewust geen WhatsApp, omdat die buiten de EU loopt. Daarnaast kunnen wij gegevens delen als de wet ons daartoe verplicht.

5. Doorgifte buiten de EU

Wij geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Onze hosting staat in Nederland, onze back-ups in Duitsland, en al onze verwerkers verwerken gegevens binnen de EU.

6. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zolang de wet ons daartoe verplicht. Enkele richtlijnen:

• Meldingen en dossiers: tot 24 maanden na het afsluiten van de casus, waarna ze automatisch en onomkeerbaar worden verwijderd, tenzij een lopende procedure langere bewaring vergt. Voor het jaarverslag worden uitsluitend geanonimiseerde, niet tot een persoon herleidbare gegevens bewaard.
• Financiële administratie (klant- en VP-facturen): 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
• Niet-omgezette contact- en aanvraaggegevens (leads): tot 6 maanden.
• Overige klant- en VP-gegevens: tot 3 maanden na het einde van de relatie, waarna ze worden verwijderd, afgezien van wat wettelijk bewaard moet blijven.

7. Hoe wij gegevens beveiligen

Beveiliging staat bij elke technische keuze voorop. Onder meer:

• End-to-end encryptie van meldingsinhoud (versleuteling in de browser; de server ziet alleen versleutelde gegevens).
• Versleuteling van gevoelige gegevens in de database en versleutelde, offline te herstellen back-ups.
• Versleutelde verbindingen (TLS) en strikte scheiding van gegevens per klantorganisatie.
• Verplichte tweefactor-authenticatie (MFA) voor vertrouwenspersonen en beheerders.
• Geen IP-logging van melders en dataminimalisatie als uitgangspunt.

8. Uw rechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken, uw gegevens over te laten dragen en een gegeven toestemming weer in te trekken. Een verzoek stuurt u naar info@vpservice.nl; wij reageren binnen de wettelijke termijn en kunnen u om identificatie vragen.

9. Cookies

Wij plaatsen geen tracking-, analytics- of advertentiecookies. Voor het functioneren van het beveiligde portaal gebruiken wij uitsluitend strikt noodzakelijke, functionele cookies (bijvoorbeeld om u ingelogd te houden). Daarvoor is geen toestemming vereist.

10. Klacht indienen

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de dienst of de wet. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van laatste wijziging bovenaan.