Kan ik een model meldprocedure zomaar overnemen?

Deels. De wettelijke onderdelen liggen vast en zijn voor iedere werkgever hetzelfde. Maar drie dingen zijn per organisatie verschillend en juist daar gaat het mis: wie de meldingen ontvangt en wat er gebeurt als de melding over die persoon gaat, hoe de drie meldkanalen bij u praktisch werken, en hoe de procedure zich verhoudt tot uw bestaande klachtenregeling. Een model dat u ongewijzigd vaststelt, dekt die drie niet.

Uit hoeveel artikelen bestaat een meldprocedure?

Dat schrijft de wet niet voor. Wat de wet wel voorschrijft is welke onderwerpen erin moeten staan. In de praktijk komt dat neer op ongeveer dertien artikelen: doel, de kring van melders, wat een misstand is, de drie meldkanalen, wie ontvangt en behandelt, de termijnen, vertrouwelijkheid, bescherming tegen benadeling, de externe route, de positie van de beschuldigde, registratie, de verhouding tot andere regelingen, en de vaststelling.

Model interne meldprocedure (Wbk): wat er in moet staan

Q: Moet de ondernemingsraad instemmen met de meldprocedure?

Ja. De meldprocedure is instemmingsplichtig op grond van artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden. Is er geen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, dan is instemming nodig van meer dan de helft van de werknemers, tenzij de cao het regelt. Leg die instemming schriftelijk vast met een datum; zonder dat kunt u achteraf niet aantonen dat de procedure rechtsgeldig is vastgesteld.

De Wet bescherming klokkenluiders schrijft geen model voor. Wat de wet voorschrijft is welke onderwerpen geregeld moeten zijn. Vertaald naar een werkbaar document komt dat neer op dertien artikelen. De wettelijke onderdelen zijn voor elke werkgever gelijk; drie dingen zijn dat niet, en daar gaat het bijna altijd fout.

De dertien artikelen

Doel en achtergrond. Waarom de regeling er is en op welke wet zij berust.
Voor wie de procedure geldt. Hier gaat het het vaakst mis: de kring is veel ruimer dan uw personeel. Ook stagiairs, zzp’ers, leveranciers, aannemers, sollicitanten, aandeelhouders en toezichthouders mogen melden. Een procedure die alleen over “medewerkers” spreekt, dekt de lading niet.
Wat een misstand is. En net zo belangrijk: wat het niet is. Een persoonlijke klacht, een arbeidsconflict en ongewenste omgangsvormen vallen er niet onder; daarvoor is de vertrouwenspersoon.
Hoe en waar u meldt. Drie kanalen: schriftelijk, mondeling, en op verzoek een persoonlijk gesprek. Eén e-mailadres voldoet niet.
Wie de melding ontvangt en behandelt. Het lastigste artikel: er moet een onafhankelijke functionaris staan, en er moet een route zijn voor het geval de melding over die persoon of over de directie gaat. Leidinggevenden mogen niet het enige meldpunt zijn.
Behandeling en termijnen. Ontvangst bevestigen binnen zeven dagen, terugkoppelen binnen drie maanden. Zet erbij wie die klok bewaakt en wat er gebeurt bij vakantie of ziekte.
Vertrouwelijkheid en persoonsgegevens. Wie mag de identiteit van de melder kennen, en hoe lang bewaart u het dossier.
Bescherming tegen benadeling. Met de omgekeerde bewijslast erin. Dit is waar de wet om draait en het wordt het vaakst overgeslagen.
Extern melden. Dat een melder niet verplicht is eerst intern te melden, en waar hij extern terechtkan.
De positie van degene op wie de melding betrekking heeft. Ook die persoon heeft rechten; een procedure zonder dit artikel is eenzijdig.
Registratie en rapportage. Het register, wie er toegang toe heeft, en wat u jaarlijks vastlegt.
Verhouding tot andere regelingen. Het derde struikelblok: hoe deze procedure zich verhoudt tot uw klachtenregeling en tot de vertrouwenspersoon. Zonder dit artikel weet niemand welke route wanneer geldt.
Vaststelling, bekendmaking en wijziging. Met de instemming van de ondernemingsraad, schriftelijk en gedateerd.

De ondernemingsraad moet instemmen. De meldprocedure is instemmingsplichtig op grond van artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden. Is er geen OR of personeelsvertegenwoordiging, dan is instemming nodig van meer dan de helft van de werknemers, tenzij uw cao het regelt. Leg die instemming schriftelijk vast met een datum: zonder dat kunt u achteraf niet aantonen dat de procedure rechtsgeldig is vastgesteld.

Het model zelf

Wij zetten hem online zodra onze jurist hem heeft nagekeken

Het volledige model ligt klaar: dertien artikelen, met blokhaken op de plekken die u zelf invult. Wij publiceren hem alleen nog niet, en daar hebben we een reden voor die u waarschijnlijk wel kunt waarderen.

Wie een model meldprocedure downloadt, stelt die vast als de formele procedure van zijn organisatie, met instemming van de ondernemingsraad. Een juridisch document dat wij zelf nog niet hebben laten toetsen, willen wij niet onder onze naam de wereld in sturen. Er staan acht punten open, waaronder de vraag of de meldfunctionaris en de vertrouwenspersoon dezelfde persoon mogen zijn.

Dat is precies dezelfde maatstaf die wij aanleggen bij wat er over de wet op deze site staat. Wilt u bericht zodra hij er is, mail dan even naar info@vpservice.nl; wij houden geen mailinglijst bij en gebruiken uw adres alleen daarvoor.

Wat u ondertussen wél kunt gebruiken: het overzicht van de zeven wettelijke eisen, met per eis de vraag of u het kunt aantonen. Dat gaat over de wet en niet over uw eigen regeling, dus daar zit geen voorbehoud op. Bekijk de zeven eisen, met het A4 om mee te nemen →

Of laat het maken in plaats van invullen

Een model invullen kost u een middag en levert een document op. Wat het niet oplevert is een werkend meldkanaal, een bewaakte termijn of een register, en dat is nu juist waar de wet op controleert. Wij doen de meldregeling op maat, de OR-brief, de brochure en het werkende meldloket in tien werkdagen. Wat daar in zit en wat het kost →

Weten hoe uw huidige regeling ervoor staat?

Twintig minuten waarin wij hem langs de zeven eisen leggen. U krijgt de bevindingen op één A4, ook als u niets bij ons afneemt.

Plan een Wbk-check →Of bekijk de abonnementen