Zo beschermen wij uw meldingen

De kern in één zin: een melding wordt al versleuteld in de browser van de melder. Alleen de vertrouwenspersoon en zijn vaste vervanger kunnen hem lezen. Wij niet, en de werkgever ook niet.

End-to-end versleuteling van de inhoud

Zodra een medewerker een melding schrijft, wordt de inhoud in de browser zelf versleuteld (met de Web Crypto API van de browser) voordat er iets wordt verstuurd. Onze server ontvangt en bewaart uitsluitend versleutelde tekst, nooit de leesbare inhoud. De sleutel om de melding te ontsleutelen is alleen beschikbaar voor de toegewezen vertrouwenspersoon. VP Service als platformbeheerder heeft die sleutel niet, en kan meldingen dus principieel niet lezen, ook niet als we dat zouden willen. De werkgever krijgt de inhoud evenmin te zien; die ontvangt alleen een geanonimiseerd jaarverslag.

Geen IP-logging van melders

Wij loggen nooit het IP-adres van een melder. Dat is een bewuste, principiële privacykeuze: een melder moet zich veilig genoeg voelen om ook volledig anoniem een melding te doen. Bij het hoogste anonimiteitsniveau is een melding zelfs voor onszelf niet naar een persoon herleidbaar, dat is opzet, geen tekortkoming.

Alle data in Nederland

Alle gegevens staan primair in Nederland, op een server in Amsterdam. Versleutelde back-ups staan binnen de EU (Duitsland) en worden zelf nog eens versleuteld (GPG). Niets verlaat de EU. Elke koppeling of clouddienst die wij gebruiken, toetsen we op datalocatie.

Strikte scheiding per organisatie

De data van elke klantorganisatie is op databaseniveau strikt gescheiden (Row Level Security). Een organisatie kan alleen haar eigen gegevens zien, een vertrouwenspersoon alleen de zaken van de organisaties die aan hem zijn toegewezen. Deze scheiding is niet alleen in de applicatie geregeld, maar wordt afgedwongen door de database zelf.

Sterke authenticatie

Voor vertrouwenspersonen en beheerders is tweestapsverificatie (MFA) verplicht. Wachtwoorden worden opgeslagen met Argon2id, een moderne, sterke hashing-methode. Het verkeer loopt volledig over TLS 1.3.

Onweerlegbare audit-trail

Belangrijke gebeurtenissen worden vastgelegd in een append-only audit-log met een hash-keten: regels kunnen niet ongemerkt worden gewijzigd of verwijderd (tamper-evident). Zo is achteraf aantoonbaar wat er is gebeurd, zonder dat daarvoor de vertrouwelijke inhoud nodig is.

AVG & privacy by design

VP Service is verwerker; de werkgever is verwerkingsverantwoordelijke. Bij elk abonnement hoort een verwerkersovereenkomst (DPA). We houden een verwerkingsregister bij (AVG art. 30), hanteren duidelijke bewaartermijnen en melden een eventueel datalek binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meldingen vallen onder de bijzondere persoonsgegevens (AVG art. 9), met de arbeidsrechtelijke uitzondering. Lees ook onze privacyverklaring.

Verifieerbaar waarmerk

Klanten voeren het waarmerk "Veilige werkomgeving", dat iedereen met één klik kan verifiëren en dat automatisch vervalt bij opzegging. Zo is uw inzet voor sociale veiligheid niet alleen geregeld, maar ook zichtbaar en controleerbaar.

Certificeringen (in traject)

We bouwen onze beveiliging vanaf dag één volgens erkende normen. Formele certificering is in voorbereiding, we claimen niets wat er nog niet is:

• ISO 27001 (informatiebeveiliging): gepland traject, inclusief een DPIA (AVG art. 35).
• NEN 7510 (informatiebeveiliging in de zorg): relevant voor onze zorgklanten, op de roadmap.

Wat wij niet meten

Wij registreren geen IP-adressen van melders, wij zetten geen trackingpixel in onze e-mail, en op het meldportaal staat geen enkele vorm van statistiek. Op deze marketingsite meten wij cookieloos hoeveel mensen een pagina bekijken, zonder cookie, IP-adres, browserkenmerk of sessie-identificatie, en meer niet. Die tellingen verdwijnen na twaalf maanden. Zie de privacyverklaring voor de volledige uitleg.

Een route om over ons te klagen

Wie een meldpunt verkoopt, hoort er zelf een te hebben. Klachten over een vertrouwenspersoon kunnen rechtstreeks naar de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen, buiten ons om; klachten over VP Service zelf komen bij ons binnen, met een bevestiging binnen zeven dagen en een inhoudelijke reactie binnen zes weken. De hele route staat op de pagina Klachten.