Is een vertrouwenspersoon wettelijk verplicht?+
Nee. Het wetsvoorstel dat een vertrouwenspersoon verplicht stelt vanaf tien medewerkers (Initiatiefwet-Patijn) is op 23 mei 2023 door de Tweede Kamer aangenomen, maar ligt sindsdien stil in de Eerste Kamer en is dus geen wet. Wat wel geldt: de Arbowet verplicht u tot aantoonbaar beleid tegen ongewenst gedrag en de Arbeidsinspectie controleert daarop, sommige cao's schrijven een vertrouwenspersoon dwingend voor, en vanaf 50 werknemers bent u verplicht een interne meldprocedure te hebben.
Wij hebben al een meldregeling op papier. Wat voegt dit toe?+
Een document is niet hetzelfde als naleving. De wet vraagt een meldpunt dat écht werkt. Iemand moet veilig kunnen melden. U moet binnen zeven dagen laten weten dat u de melding hebt ontvangen, en binnen drie maanden terugkoppelen. En u moet kunnen aantonen dat u dat gedaan hebt. Wij leveren het meldloket, bewaken die termijnen automatisch, houden het register bij en maken de jaarrapportage. Uw bestaande regeling kunnen we daarin overnemen.
Moet mijn bedrijf ook een klokkenluidersregeling (Wbk) hebben?+
Heeft u 50 of meer werknemers? Dan bent u sinds 2023 verplicht een vaste procedure te hebben voor het melden van misstanden. Onder de 50 werknemers is dat niet verplicht. U boekt die meldprocedure los bij op elk abonnement.
Wat is het verschil tussen de vertrouwenspersoon en de Wbk-meldprocedure?+
De vertrouwenspersoon is er voor ongewenste omgangsvormen (pesten, intimidatie, discriminatie) en is voor elke werkgever verstandig, ongeacht omvang. De interne meldprocedure (Wbk) is voor het melden van een misstand, zoals fraude of gevaar voor de gezondheid, en is verplicht vanaf 50 werknemers. Wij dekken beide via hetzelfde meldpunt.
Onze arbodienst regelt dit al. Wat voegt u dan toe?+
Kan heel goed, en dan hoeft u niets te veranderen. Drie dingen zijn het nakijken waard. Staat de vertrouwenspersoon in uw contract of alleen in de brochure? Is er een naam en een gezicht, of alleen een functie? En is er een meldkanaal, of alleen een telefoonnummer? In de praktijk blijkt het vaak een nummer te zijn. Dan heeft u een intentie, geen procedure: niemand bewaakt de wettelijke termijnen, er is geen register, en u kunt achteraf niet aantonen dat u op tijd hebt bevestigd.
Wij krijgen nooit meldingen. Waarom zouden we dit regelen?+
Dat kan twee dingen betekenen. Uit onderzoek in de memorie van toelichting bij wetsvoorstel 35592 komen bijna drie meldingen per honderd medewerkers per jaar. Bij vijftig medewerkers verwacht u er dus ruim één per jaar, bij honderd bijna drie. Nul betekent dus zelden dat er niets speelt; meestal betekent het dat mensen niet weten waar ze heen moeten, of het niet veilig genoeg vinden. Uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden 2024 blijkt dat 17% van de werknemers in twaalf maanden te maken had met ongewenst gedrag. Een meldpunt dat niemand kent, verandert daar niets aan.
Wat is het verschil tussen intern en extern?+
Een interne vertrouwenspersoon is een medewerker binnen uw organisatie die de rol erbij doet. Een externe VP (zoals via VP Service) staat volledig buiten uw organisatie. Dit vergroot de onafhankelijkheid en de drempelverlagende werking. De meeste medewerkers stappen eerder naar een externe professional.
Hoe snel ben ik compliant na aanmelding?+
Binnen 24 uur is uw meldpagina live en is uw vertrouwenspersoon bereikbaar voor uw medewerkers. U ontvangt een bevestigingsmail met alle informatie die u aan uw team kunt doorsturen. Uw verwerkersovereenkomst is direct digitaal beschikbaar.
Zijn gesprekken echt vertrouwelijk?+
Absoluut. De vertrouwenspersoon heeft een wettelijke geheimhoudingsplicht. Geen informatie wordt met uw organisatie gedeeld zonder expliciete toestemming van de melder. Alleen geanonimiseerde, statistische informatie verschijnt in het jaarverslag.
Hoe veilig worden meldingen opgeslagen?+
Alle meldingen worden versleuteld opgeslagen (AES-256) op servers in Nederland. Ons platform is ontworpen volgens ISO 27001-principes en voldoet aan de AVG. Alleen de toegewezen vertrouwenspersoon en zijn vaste vervanger hebben toegang tot de inhoud van meldingen, wij als platformbeheerder niet.
Kan ik tussentijds opzeggen?+
Ja, elk abonnement is maandelijks opzegbaar. Geen jaarcontracten, geen opzegkosten. U betaalt alleen de lopende maand. Zo loopt u nooit vast aan een dienst die niet bij u past.
Wat als er een calamiteit is buiten kantooruren?+
Bij het Plus- en Premium-abonnement garanderen wij reactie binnen 24 uur, ook bij acute situaties. Premium-klanten hebben een noodlijn voor acute calamiteiten. Bij het Basis-pakket geldt een reactietijd van 48 uur op werkdagen.
Is VP Service ook geschikt voor de zorgsector?+
Ja. Het platform is ingericht volgens de principes van NEN 7510 (zorginformatiebeveiliging); wij zijn daarvoor niet gecertificeerd, en het ISO 27001-traject loopt. Voor de zorg koppelen wij u aan een vertrouwenspersoon met affiniteit met de sector, die u leert kennen voordat u tekent.
Zijn alle vertrouwenspersonen LVV-geregistreerd?+
Ja. Elke vertrouwenspersoon die wij koppelen is LVV-geregistreerd, met een geldige VOG en beroepsverzekering. We controleren dit vóór de koppeling en koppelen niemand die daar niet aan voldoet.
Krijg ik een vaste contactpersoon of een pool?+
Bij Plus en Premium krijgt u een vaste, met naam bekende vertrouwenspersoon die uw organisatie kent. Bij Premium kunt u kiezen uit twee VP's. Geen wisselend loket.
Wie kan een melding lezen?+
De vertrouwenspersoon, zijn vaste vervanger en de melder zelf. De inhoud van een melding wordt op het apparaat van de melder versleuteld voordat die ons bereikt. U als werkgever en wij kunnen de inhoud niet inzien. Gaat het om een misstandmelding onder de Wet bescherming klokkenluiders, dan leest ook de meldfunctionaris mee die die melding beoordeelt.
Hoe werkt anoniem melden?+
Een melder kan volledig anoniem melden, zonder naam of contactgegevens, en we loggen nooit het IP-adres. Wil de melder bericht ontvangen bij een reactie, dan kan een contactgegeven worden achtergelaten dat versleuteld is en alleen voor de vertrouwenspersoon zichtbaar.