Is een vertrouwenspersoon écht verplicht?+
Ja. Ja. De Tweede Kamer nam op 23 mei 2023 de wet aan die bedrijven met 10 of meer werknemers verplicht een vertrouwenspersoon aan te stellen. De Arbeidsinspectie controleert daarop.
Wij hebben al een meldregeling op papier. Wat voegt dit toe?+
Een document is niet hetzelfde als naleving. De wet vraagt een meldpunt dat écht werkt. Iemand moet veilig kunnen melden. U moet binnen zeven dagen laten weten dat u de melding hebt ontvangen, en binnen drie maanden terugkoppelen. En u moet kunnen aantonen dat u dat gedaan hebt. Wij leveren het meldloket, bewaken die termijnen automatisch, houden het register bij en maken de jaarrapportage. Uw bestaande regeling kunnen we daarin overnemen.
Moet mijn bedrijf ook een klokkenluidersregeling (Wbk) hebben?+
Heeft u 50 of meer werknemers? Dan bent u sinds 2023 verplicht een vaste procedure te hebben voor het melden van misstanden. Onder de 50 werknemers is dat niet verplicht. U boekt die meldprocedure los bij op elk abonnement.
Wat is het verschil tussen de vertrouwenspersoon en de Wbk-meldprocedure?+
De vertrouwenspersoon is er voor ongewenste omgangsvormen (pesten, intimidatie, discriminatie) en is aan te raden vanaf 10 medewerkers. De interne meldprocedure (Wbk) is voor het melden van een misstand, zoals fraude of gevaar voor de gezondheid, en is verplicht vanaf 50 werknemers. Wij dekken beide via hetzelfde meldpunt.
Wat is het verschil tussen intern en extern?+
Een interne vertrouwenspersoon is een medewerker binnen uw organisatie die de rol erbij doet. Een externe VP (zoals via VP Service) staat volledig buiten uw organisatie. Dit vergroot de onafhankelijkheid en de drempelverlagende werking. De meeste medewerkers stappen eerder naar een externe professional.
Hoe snel ben ik compliant na aanmelding?+
Binnen 24 uur is uw meldpagina live en is uw vertrouwenspersoon bereikbaar voor uw medewerkers. U ontvangt een bevestigingsmail met alle informatie die u aan uw team kunt doorsturen. Uw verwerkersovereenkomst is direct digitaal beschikbaar.
Zijn gesprekken echt vertrouwelijk?+
Absoluut. De vertrouwenspersoon heeft een wettelijke geheimhoudingsplicht. Geen informatie wordt met uw organisatie gedeeld zonder expliciete toestemming van de melder. Alleen geanonimiseerde, statistische informatie verschijnt in het jaarverslag.
Hoe veilig worden meldingen opgeslagen?+
Alle meldingen worden versleuteld opgeslagen (AES-256) op servers in Nederland. Ons platform is ontworpen volgens ISO 27001-principes en voldoet aan de AVG. Alleen de toegewezen vertrouwenspersoon heeft toegang tot de inhoud van meldingen, wij als platformbeheerder niet.
Kan ik tussentijds opzeggen?+
Ja, elk abonnement is maandelijks opzegbaar. Geen jaarcontracten, geen opzegkosten. U betaalt alleen de lopende maand. Zo loopt u nooit vast aan een dienst die niet bij u past.
Wat als er een calamiteit is buiten kantooruren?+
Bij het Plus- en Premium-abonnement garanderen wij reactie binnen 24 uur, ook bij acute situaties. Premium-klanten hebben een noodlijn voor acute calamiteiten. Bij het Basis-pakket geldt een reactietijd van 48 uur op werkdagen.
Is VP Service ook geschikt voor de zorgsector?+
Zeker. Zorg is één van onze speerpuntsectoren. Onze VP's hebben ervaring in VVT, thuiszorg en GGZ. Het platform is ingericht volgens de principes van NEN 7510 (zorginformatiebeveiliging) voor gevoelige gezondheidsinformatie.
Zijn alle vertrouwenspersonen LVV-geregistreerd?+
Ja. Elke vertrouwenspersoon die wij koppelen is LVV-geregistreerd, met een geldige VOG en beroepsverzekering. We controleren dit vóór de koppeling en koppelen niemand die daar niet aan voldoet.
Krijg ik een vaste contactpersoon of een pool?+
Bij Plus en Premium krijgt u een vaste, met naam bekende vertrouwenspersoon die uw organisatie kent. Bij Premium kunt u kiezen uit twee VP's. Geen wisselend loket.
Wie kan een melding lezen?+
Alleen de vertrouwenspersoon. De inhoud van een melding wordt op het apparaat van de melder versleuteld voordat die ons bereikt. U als werkgever en wij kunnen de inhoud niet inzien.
Hoe werkt anoniem melden?+
Een melder kan volledig anoniem melden, zonder naam of contactgegevens, en we loggen nooit het IP-adres. Wil de melder bericht ontvangen bij een reactie, dan kan een contactgegeven worden achtergelaten dat versleuteld is en alleen voor de vertrouwenspersoon zichtbaar.